Online Konferenz statt Kaffee-Life

Online Konferenz statt Kaffee-Life

Online Konferenz statt Kaffee-Life 640 546 agilean

Eigentlich sollte es ein persönliches Treffen werden… 

Köln – was habe ich mich darauf gefreut, endlich wieder in die Domstadt zu kommen. Die dreistündige Bahnfahrt, lesen, denken, schreiben, neue Kolleginnen und Kollegen kennenlernen, den STARTPLATZ mit seiner inspirierenden Atmosphäre erleben. Alles das konnte nicht stattfinden dank eines nicht sichtbaren, Distanz schaffenden Virus. Stattdessen hieß es: Wir treffen uns in einer Online Konferenz via Microsoft Teams. Als Skype-Alternative habe ich das Tool schon kennengelernt. Aber als Arbeitsinstrument einer Gruppe von Menschen, die sich agilean verschrieben hat noch nicht.

 

Vorbereitung der Online Konferenz

Zur Vorbereitung flatterten zwei Mails in mein Postfach. Zugang eins für die ersten 1,5 Stunden Besprechung, Zugang zwei für weitere zwei Stunden. Dazu kam eine Anweisung von Frank Gerich, wie wir uns ins Whiteboard einloggen können, um die Visualisierung unseres Gespräch mitzugestalten. Das war aufregend, denn ich musste mich nicht nur in neue Kommunikationskanäle reinfuchsen, sondern begegnete im digitalen Universum zum ersten Mal meinen neuen Kolleginnen und Kollegen im agilean-Team.

 

Jetzt geht’s los

Punkt 12 Uhr klickte ich mich in das Online Meeting. Fast alle waren schon da, klick, klick, die letzten Mitglieder folgten nur wenige Minuten später. Sehr diszipliniert, dachte ich. Kein spätes hineinstolpern, kein „tut mir leid, ich habe so viel zu tun und deshalb bin ich nicht pünktlich“, sondern ein freundliches Wahrnehmen und Warmplaudern. Zunächst musste ich ein Gefühl für das Zuhören bekommen. Den passenden Moment abwarten, bis man selber in einer Gesprächslücke etwas sagen kann, die Kacheln des Bildschirms, auf dem die Gesprächsteilnehmer zu sehen sind, verstehen und hoffen, dass jemand die Moderation übernimmt. Als Neue konnte ich mich ein wenig zurücklehnen, denn es ging für mich zunächst einmal ums Wahrnehmen und Kennenlernen.

 

Zusammenarbeit anhand digitaler Tools

Frank war die Technik der digitalen Konferenz am besten vertraut. Er erklärte die Funktionen des Whiteboards. Irgendwie hatten zwar alle den Zugang geschafft, stellten aber fest, dass es ein wenig Zeit braucht, sich die Tools anzueignen. Ich, mit meinem Mac, hatte keinen Zugang. Also hieß es zuschauen. Kein Problem, denn das Microsoft Whiteboard macht es leicht, einer visualisierten Diskussion zu folgen. Die Tagesordnung wurde gemeinsam festgelegt, in eine Reihenfolge gebracht und pro Punkt zehn Minuten anvisiert. Hallo? Das war eine neue Erfahrung für mich. In zehn Minuten recht umfassende Themen in einem Team besprechen. Jede und jeder hat bestimmt genug zu sagen. Meine bisherigen Erfahrungen gehen eher dahin, dass jede Zeitvereinbarung nach wenigen Minuten Makulatur ist. Na, da bin ich aber neugierig, wie das funktioniert.

 

Lean Coffee digital?

Für die Online Konferenz wurde die Struktur des Lean Coffee genutzt. Normalerweise der Maßstab für Präsenzmeetings. Jetzt war ich mitten in einer Laborsituation: Funktioniert Lean Coffee auch in einer Online-Konferenz? Eine digitale Besprechung verlangsamt alle. Zuhören, bis jemand zu Ende gesprochen hat, eine Antenne dafür bekommen, wann die eigene Redezeit passt. Einmal mehr fragen, ob alles zum Thema gesagt wurde. Ich war voll konzentriert, aber entspannt. Frank protokollierte alles auf Sticky Notes im White-Board-Tool. Geplant, besprochen, erledigt – die Sammlung einzelner Ideen wurde konsequent durchdekliniert. Alles übersichtlich und nachvollziehbar. Wer schon öfter moderiert hat, weiß, dass es eine tolle Leistung ist, wenn man gleichzeitig moderiert und protokolliert.

 

Mein Fazit

Irgendwann war das Gespräch so im Fluss, dass es gar keinen Unterschied mehr machte, dass wir nicht an einem analogen Tisch saßen. Es braucht sicherlich mehr Disziplin, Aufmerksamkeit für die Beiträge, Redezeiten der Beteiligten und eine funktionierende Technik, damit solch eine Teambesprechung möglich ist. Inhaltlich vermisst hat wohl keiner etwas. Im Gegenteil, die Zeit ist unglaublich konstruktiv genutzt worden. Voraussetzung für diese gelungene Teambesprechung ist sicherlich, dass hier Menschen miteinander kommunizieren, die es gewohnt sind digital zu arbeiten und gleichzeitig eine sehr gute Gesprächskultur haben. Wie das wohl in Gruppen ist, die das erstmal für sich erarbeiten müssen, frage ich mich.

Wenige Tage später bekamen alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein Protokoll ins E-Mail-Postfach. Sehr schnell und wiedererkennbar das Gespräch von Freitag.

 

Köln – wie gerne möchte ich wieder dahinfahren. Und das agilean-Team möchte ich ebenfalls analog kennenlernen. Die digitale Kommunikation ist für die Zusammenarbeit eine echte Alternative und Chance. Das bleibt als Erfahrung bei mir hängen. Und ihr alle im agilean-Team: Beim nächsten Mal in Köln stoßen wir live mit Kaffee und Tee an! Das ist irgendwie sinnlicher.

 

Ulla Evers